Dit doen succesvolle teams heel consequent: ook nu ze weer thuis moeten werken

Blog

Thuiswerken is weer de norm, nu het Coronavirus weer de kop opsteekt. Dus keren de meeste mensen weer terug naar hun eigen koffie en eigen bureau of keukentafel. Voor sommigen ideaal, want: meer vrijheid en tijd. Maar voor veel teams is dit toch een uitdaging. 

 

Problemen voor teams met thuiswerken

Teams die thuiswerken krijgen te maken met een aantal uitdagingen: 

  • Mensen werken thuis eerder teveel dan te weinig. Hierdoor bestaat het gevaar van overwerkt raken.
  • Teamleden zijn vaker eenzaam en hebben weinig interactie.
  • Ze krijgen op afstand minder feedback en raken daardoor vaker gedemotiveerd.
  • Ze bepalen vaker hun eigen prioriteiten, missen doelen en mijlpalen en verliezen daardoor aansluiting bij het grotere doel van de groep of organisatie
  • Teamleden zijn thuis sneller geneigd zelf door te modderen, in plaats een collega te zoeken die kan helpen.
  • De communicatie kost meer moeite, loopt vaak via mailboxen, waardoor er meestal minder wordt gecommuniceerd, afspraken slecht worden geregistreerd en bestanden rondzwerven.
  • Er treden vaak storingen op in technologie en mensen worden thuis vaker onderbroken, waardoor ze niet lekker in een workflow komen.

Het groepsproces sneeuwt zo steeds meer onder, waardoor het ook steeds moeilijker wordt als team om het gezamenlijke doel in het oog te houden én dit te behalen. 

 

Moet je je neerleggen bij de nieuwe werkelijkheid? 

Moet je je daar nu bij neerleggen, omdat dit nu eenmaal het gevolg is van deze nieuwe Corona werkelijkheid? Ik vind van niet. Er zijn heel veel teams die, ook in deze tijd, ontzettend effectief met elkaar samenwerken. Én resultaten behalen waar je U tegen zegt. 

Deze succesvolle teams – in uiteenlopende branches zoals IT, Marketing en Innovatie, hebben we bestudeerd. Wat maakt deze teams succesvol? Wat maakt het dat deze teams zo goed samenwerken? 

 

Dit doen succesvolle teams

1. Samen de dag beginnen: wat gaan we doen?

Door samen de dag te beginnen met een ‘standup’ meeting van 15 minuten wordt iedereen betrokken en iedereen vertelt wat hij of zij gaat doen en waar hij of zij daarbij tegenaan loopt. Normaal wordt de standup meeting live op kantoor gedaan, maar kan dankzij de gestructureerde en bondige opzet ook heel goed met beeldbellen worden gedaan. De standup meeting geeft richting, duidelijkheid tav prioriteiten, structuur en iedereen kan daarna met de besproken werkzaamheden aan de slag. Het houdt de teamleden bovendien betrokken en aangehaakt.

2. Samen de dag afsluiten, wat ging goed, wat niet? 

Door aan het einde van de dag gezamenlijk af te sluiten ontstaat de mogelijkheid om te evalueren en feedback te geven. Hierdoor groeit je team. Iedereen weet bovendien wat er die dag gezamenlijk is bereikt. Iedereen is belangrijk. Door samen te beginnen en af te sluiten ontstaat bovendien een gezamenlijk en persoonlijk ritme. Tussendoor kun je lekker geconcentreerd werken. 

3. Skills ontwikkelen: welke skills hebben we nodig? 

Succesvolle teams kijken goed naar de skills die ze nodig hebben om hun team te laten slagen. Hierdoor weten ze op tijd welke skills ze moeten toevoegen en hoe ze dat moeten doen: collega’s inschakelen, kennis overdragen, bijscholen of nieuwe teamleden aantrekken. 

4. Liever te veel communiceren dan te weinig

Alles wat aandacht krijgt, groeit. In succesvolle teams nemen teamleden de tijd voor elkaar, waardoor ze aangehaakt blijven. Dit betekent ook dat de teamleden benaderbaar en dichtbij zijn, dus dat er geen drempel is om contact op te nemen. Stimuleer onderling contact dmv telefoongesprekken, beeldbellen, Whatsapp, en/of slimme teamsoftware. 

5. Inzicht houden in wie wat doet

Door voor de teamleden todo’s op te stellen en deze met elkaar te delen, weet je wie wat moet doen en hoe ver ze daarmee zijn. 

6. Stel heldere doelen en mijlpalen

Succesvolle teams stellen heldere doelen en mijlpalen, zo is het glashelder waar je met z’n allen naartoe werkt. Laat ook zien hoever je op weg bent, bijvoorbeeld in een teamdashboard. En als je een mijlpaal bereikt, vergeet dan niet om dat samen te vieren. Dat kan prima door met beeldbellen samen te zijn en aan de deur een stuk taart te bezorgen. 

7. Gebruik slimme teamsoftware

Succesvolle teams gebruiken vaak slimme teamsoftware. Denk aan Jira, Slack, Monday, Elphas, etc. In dit soort software worden doelen vastgelegd, taken verdeeld, ingepland en de voortgang bijgehouden. Door rondom deze todo’s te communiceren met chat en ook bestanden te delen, wordt alle benodigde informatie ter plekke opgeslagen en voor iedereen inzichtelijk. Een dashboard vat de belangrijkste voortgang en gebeurtenissen samen. Hierdoor wordt veel informatie uit de verschillende mailboxen naar 1 centrale hub overgeheveld, die voor verbinding zorgt in het team. Dergelijke software maakt het thuiswerken makkelijker én leuker. 

Succesvol Thuiswerken

Conclusie

Door samen de dag te beginnen én af te sluiten, gericht skills te ontwikkelen, veel te communiceren, inzicht te creëren en heldere doelen en mijlpalen te stellen hou je als team grip op je resultaten. Door hier slimme teamsoftware bij te gebruiken kun je ook nu structureel groeien als team, ook al werk je noodgedwongen vanuit huis.  

Leestip

Mustread voor teamleiders over succesvol thuiswerken met je team: ‘Remote Leiderschap’ van Arjan Banach. 

Lees ook

Extern talent zoeken is niet altijd de slimste keuze

Werkgevers worden dagelijks geconfronteerd met een vaardigheidskloof: huidige medewerkers beschikken niet altijd over de vaardigheden die op dat moment gewenst…

Elphas adaptive learning

Micro en adaptive learning; wat is het?

Micro learning, adaptive learning, begrippen waar wij dagelijks mee te maken hebben. Maar, wat betekenen deze termen? En wat is…

Leren en Kunstmatige Intelligentie

Het is een veelbelovende ontwikkeling in het onderwijs; kunstmatige intelligentie. Kunstmatige intelligentie, of Artificial Intelligence (AI), wordt al volop ingezet…